Każda wysłana prawidłowo wiadomość (czyli taka, która został przyjęta przez serwer pocztowy) w przypadku jej nie dostarczenia do adresata generuje tzw. zwrotkę - czyli mail informujący co jest powodem nie dostarczenia wiadomości.
Zwrotka jest generowana do 5 dni od daty wysłania maila. Oznacza to, że przez 5 dni serwer nadawczy będzie próbował dostarczyć wiadomość do serwera odbiorczego do czasu upłynięcia tego terminu lub otrzymania jednoznacznej odpowiedzi od serwera odbiorczego: nie próbuj więcej, nie przyjmę tej wiadomości dla tego użytkownika.
Dlaczego serwer próbuje dostarczyć wiadomość przez 5 dni
Serwer odbiorczy nie chce w chwili obecnej przyjąć wiadomość, informuje Twój serwer nadawczy: w chwili obecnej nie przyjmę Twojej wiadomości, spróbuj później, kolejnym powodem może być awaria po stronie serwera odbiorczego. Dlatego jeśli serwer nadawczy nie otrzyma jednoznacznej odpowiedzi, że serwer odbiorczy nie odbierze wiadomości będzie próbował dostarczyć ją dla Ciebie przez 5 dni.
Serwer odbiorczy: Spróbuj później
Komunikat ten powoduje, że serwer nadawczy odkłada Twoją wiadomość do kolejki i będzie systematycznie co kilka minut próbował dostarczyć ją do Twoich adresatów. Powodem wysyłania takiego komunikatu przez serwery odbiorcze są:
- awaria serwera odbiorczego
- błędna konfiguracja serwera odbiorczego
- przeciążenie serwera odbiorczego
- zbyt mała ilość powierzchni dyskowej na koncie odbiorcy wiadomości
- zabezpieczenia przed niechcianą pocztą
Zabezpieczenia przed niechcianą pocztą w serwerach odbiorczych
Zarówno nasza firma jak i inni operatorzy pocztowi stosują szereg zabezpieczeń mających na celu ograniczenie ilości niechcianych wiadomości (tzw. spamu), które trafiają do skrzynek użytkowników.
W śród najpopularniejszych zabezpieczeń poczty przychodzącej (czyli stosowanych na serwerach pocztowych Twoich klientów) należą:
- greylisting: powoduje opóźnienie w dostarczeniu wiadomości od użytkowników, którzy bardzo rzadko piszą maile do adresata lub nie robili tego nigdy
- ilość wysłanych wiadomości: serwer odbiorczy zlicza liczbę wysłanych wiadomości z adresu IP twojej poczty, nazwy domeny oraz skrzynki email - po z góry określonym limicie dalsze odbieranie wiadomości jest wstrzymane do czasu zakończenia interwału czasowego określonego przez serwer odbiorczy
- black listing - wpisanie adresu IP twojej poczty na czarną listę
Powyższe zabezpieczenia są ustawione po stronie serwera Twojego klienta - nie naszej firmy. Nasza firma stosuje podobne zabezpieczenia ale dla poczty przychodzącej z poza naszej infrastruktury.
Co się stało z moją wiadomością?
Żaden wysłany mail nie pozostaje bez reakcji i informacji zwrotnej. Jeżeli w ciągu 5 dni nie otrzymasz zwrotki, oznacza to, że Twoja wiadomość została dostarczona do serwera odbiorczego i prawdopodobnie wpadła do spamu w serwerze odbiorczym.
Co zrobić po 5 dniach, jeśli wiadomość nie dotarła?
Prześlij nam informację o godzinie oraz adresach email zarówno nadawcy jak i odbiorcy. Tak otrzymane dane, pozwolą prześledzić nam trasę maili.
Brak podania ww. informacji uniemożliwi odnalezienie nam trasy twoich maili w gąszczu terabajtów logów, które generujemy każdego dnia.
Jak chronić się przed odrzucaniem moich wiadomości?
Stosując pocztę dedykowaną.
Standardową pocztę współdzieloną dzielisz ze wszystkimi innymi użytkownikami całą jej reputację. Klienci na serwerach współdzielonych nie dbają o dobro publiczne (współdzielone adresy IP) i wykorzystują je do wysyłki poczty niezamówionej, zawirusowanej i masowych korespondencji reklamowych.
Pamiętaj, skuteczność dostarczenia Twoich wiadomości, uzależniona jest od reputacji Twoich adresów email, na który bezpośredni wpływ masz zarówno Ty jak i inni korzystający z tym samych adresów IP.