W dzisiejszych czasach szybka komunikacja jest podstawą każdego biznesu. Mało kto wyobraża sobie przekazywanie korespondencji w tradycyjny sposób. Korzystanie z tradycyjnej poczty odchodzi powoli do lamusa.

Dlaczego cenimy maile? Bo umożliwiają nam:

  • szybkie dostarczenie wiadomości
  • możliwość szybkiej korekty zaproponowanego rozwiązania
  • możliwość dostarczenia do kilku odbiorców jednocześnie
  • najtańszy koszt komunikacji
  • możliwość korzystania z poczty na różnych urządzeniach
  • dostęp do poczty 24h

Korzyści można byłoby mnożyć dalej – jednak najistotniejsze w tym wszystkim jest to, że poczta email jest szybka, tania, powszechnie dostępna i powinna być również skuteczna.

Nad elementem skutecznego dostarczania wiadomości należy zatrzymać się chwilę dłużej. Właściwie dlaczego poczta email czasami nie dociera do adresata?

Dzieje się tak najczęściej z powodu powszechnie znanego SPAMU. Oczywiście każdy z nas nie chce otrzymywać niechcianej korespondencji. Firmy dokładają wszelkich starań, aby jak najszybciej wychwycić spam i nie obciążać takimi wiadomościami swoich klientów. Jak to robią? Najlepiej jak potrafią i tu należy wymienić kilka podstawowych elementów:

  • weryfikacja nadawcy – do poziomy adresu IP, serwer pocztowy (IP, Nazwa domeny, DNS a na końcu sam adres e-mail nadawcy)
  • częstotliwość wysyłania maili (nadawcy masowi, mailingi, newsletery czy spamerzy maja bardzo wysoki współczynnik)
  • analiza treści wiadomości

Nikt nie chce na swojej skrzynce spamu. Każdy chce by jego poczta dotarła do nadawcy. Czyli morał z tego taki, że jak jestem odbiorcą to nie chce, a jak jestem nadawcę to chcę. Czy można to pogodzić, by było jak w naszym powiedzeniu „i wilk syty i owca cała”? Oczywiście, że tak.

Należy w przypadku odbiorcy:

  • skorzystać z możliwości jakie dają nasze rozwiązania systemowe i ustawić poziom czułości na tzw Spam
    Profesjonalna poczta email
  • wiedzieć komu i w jakim celu przekazujemy adres mailowy – jeśli podajemy swojego maila na widok publiczny musimy liczyć się z konsekwencjami – każdy może do nas napisać.
  • tworzyć Białą Listę – takie adresy które po wstępnej weryfikacji antyspamowej serwera poczty zostaną dostarczone na naszą skrzynkę
  • tworzyć Czarną Listę odbiorców czyli lista odbiorców od których otrzymywać maili nie chcemy w ogóle
  • Możliwość utworzenia tzw adresu „przeźroczystego” czyli postmaster@, abuse@, webmaster@ - takie adresy mailowe w naszej konfiguracji nie są poddawane jakiejkolwiek filtracji co oznacza, że trafi tam dosłownie wszystko co zostało wysłane

W przypadku nadawcy:

  • zadbać o to by nasza korespondencja wysyłana była z indywidualnego adresu IP – jeśli nie posiadasz usługi hostingu Dedykowanego w którym taki adres jest w standardzie, możesz rozszerzyć swój Hosting www o Serwer Dedykowany Poczty gdzie taki adres zostanie Ci przydzielony
  • nie wysyłać korespondencji do osób które tej korespondencji nie zamówiły
  • nie kupować baz z adresami mailowymi
  • zbierać adresy samodzielnie - tak by wysyłka była przez adresata spodziewana, uzyskaj jego zgodę na otrzymywanie korespondencji
  • zadbaj o treść wysyłanej wiadomości. Od tego zależy jak odczytają ją poszczególne serwery pocztowe.

Posiadanie poczty firmowej we własnej domenie to podstawa funkcjonowania każdej firmy w XXI w. Zdarzają się jeszcze firmy, które korzystają z masowych, często darmowych rozwiązań np. w domenie gmail.com, wp.pl, o2.pl – choć na szczęście coraz częściej właściciele tych firm przekonują się do potrzeby zmiany. Nie ma bowiem nic gorszego niż na stronie firmowej pięknie zaprojektowanej graficznie, umieszczonej pod własna domeną podać do kontaktu adres masowo dostępny. Trzeba również zdawać sobie sprawę z tego dlaczego dane usługi są dostępne bezpłatnie. Jaki jest ukryty koszt korzystania z czyjejś infrastruktury? Chyba nie jest tajemnicą, że taki gigant jak Google nie jest instytucją charytatywną i dając użytkownikom do bezpłatnego użytkowania usługę, czerpie z tego korzyści w inny sposób. Skoro nie pobiera opłat to pobiera coś innego. Zapisuje wszystkie informacje o swoich użytkownikach, wie czym się interesują, z kim utrzymują kontakty, gdzie robią zakupy itd. Wie o swoich użytkownikach tyle ile mu powiedzieli – a to z naszej korespondencji naprawdę dużo można się o nas dowiedzieć -i jeszcze troszkę więcej czyli to co wynika z jego analiz np. lokalizacja, adresy IP, powiązania pomiędzy urządzeniami z jakich na co dzień korzystamy itd. Google umiejętnie te pozyskane informacje wykorzystuje – i np. dopasowuje do nas reklamy, podpowiada nam co moglibyśmy kupić u kogo – to jest już pewnego rodzaju manipulacja. Pisałam z koleżanką o nowych fajnych butach i tu nagle gdzie nie wchodzę i czego nie szukam to wszędzie widzę reklamę tych butów. Czy też tak masz? Zastanów się dlaczego i co możesz z tym zrobić.

Jeśli jesteś jednak świadomym przedsiębiorca i jednak do kontaktów służbowych wykorzystujesz własną skrzynkę we własnej domenie zadbaj o to by inni użytkownicy nie psuli reputacji twojej poczty. Korzystając z hostingu współdzielonego, który sprawdź się w większości przypadków w temacie wyświetlania strony www nie wiele trzeba zrobić by ulepszyć i uskutecznić działanie poczty. Już na początku ustaliliśmy, że korzystanie z poczty elektronicznej jest tańsze i szybsze niż poczta tradycyjna. Nie oznacza jednak, że zupełnie nic nie może kosztować. Koszt wysyłki 1 listu tradycyjnego to ok 1,75. Tyle przeciętny Kowalski musi zapłacić za sam fakt wysyłki. Nie wliczamy w to tych kosztów jakie niesie za sobą przygotowanie korespondencji (koperta, papier, druk). Czy to dużo? Sam oceń.

Wśród naszych rozwiązań dostępne jest narzędzie pod tytułem Serwer Poczty Dedykowanej – w ramach tej usługi otrzymasz:

  • dedykowany adres IP działający w ramach wykupionego konta na potrzeby poczty
  • skrzynkę bez limitów wysyłki
  • możliwość zlecenia wysyłek masowych do swoich subskrybentów
  • wpływ na reputacje swojej poczty
  • możliwość podejmowania działań antyczernowych

Koszt miesięczny jaki za sobą niesie usługa to zaledwie koszt wysyłki niepełna 14 listów tradycyjnych. Skala dotarcia do klienta oraz czas dostarczenia wiadomości jest wręcz bezcenny. Czy w takim razie nie warto zadbać o to już dzisiaj?

Co da Ci Poczta Dedykowana?:

  • skuteczność
  • szybkość
  • większą sprzedaż
  • szybsze załatwienie sprawy klienta
  • zadowolenie klienta

Niestety najczęściej skłonni jesteśmy do naprawiania niż profilaktyki. Stosowne kroki podejmujemy dopiero kiedy odczujemy negatywne skutki na własnej skórze. Nic nie uczy nas lepiej niż własne straty i błędy. Czekamy z podejmowaniem działań myśląc, że problem najpewniej nas nie dotyczy. Jesteśmy przekonani, że skoro mail został wysłany to na pewno został dostarczony i odbiorca się zanim zapoznał. Nie zdajemy sobie sprawy, że w ten sposób straciliśmy w przeszłości, tracimy w chwili obecnej lub stracimy w przyszłości zamówienia od naszych klientów. Klient zainteresowany ofertą po wysłaniu zapytania nie będzie się dopominał dlaczego nie otrzymał odpowiedzi. Najpewniej w tym czasie wybierze już innego dostawcę. Czy stać nas na takie ryzyko w czasach gdzie walka o klienta – szczególnie w świecie wirtualnym- jest tak duża i trudna?